Helpen met Paarden – Equitherapie
De opleidings-klachten commissie SHP
De opleidings-klachtencommissie zorgt voor de naleving en praktische omzetting van het kwaliteitsbeleid SHP-E(NL). Via de opleidings-klachtencommissie lopen alle aanvragen voor diplomering, toetsing van de toelatingseisen, certificering en afspraken, die voor individuele regelingen gemaakt worden met en voor equitherapeuten in opleiding en gecertificeerde en tijdelijk geregistreerde Equitherapeuten SHP-E(NL). Daarbij bewaakt deze commissie de kwaliteit van de opleiding en de naleving van het certificeringsbeleid.
De opleidings-klachtencommissie ondersteunt het bestuur bij de planning van activiteiten en het nemen van besluiten over opleidings- en bijscholingsvraagstukken. Ze houdt zich bezig met vraagstukken die te maken hebben met de opleiding en bijscholing tot Equitherapeut SHP-E(NL) en de certificeringsregeling.
Verder verzorgt ze de procedurele en administratieve afwikkeling van diploma-aanvragen, toetsing van de toelatingseisen voor de opleiding, certificeringsaanvragen, en alle andere aanvragen of voorstellen betreffende de opleiding, ingebracht door ingeschrevenen.
Verder is de opleidings-klachtencommissie nauw betrokken bij het bijscholingsbeleid en de lopende aanpassingen van de opleiding en het certificeringbeleid.
De opleidings-klachtencommissie behandelt volgens de procedure ook klachten i.v.m. de opleiding en de beroepsuitoefening van Equitherapeuten SHP-E(NL)
Ingeschreven deelnemers SHP-E(NL), Equitherapeuten SHP-E(NL) en equitherapeuten in opleiding kunnen zich wenden met hun aanvragen aan de voorzitter van de opleidings-klachtencommissie. Aanvragen worden alleen in behandeling genomen mits via het aanvraagformulier, of via de door de opleidings-klachtencommissie voor certificering en diploma-uitreiking voorziene formulieren ingediend en indien de verschuldigde administratiekosten voor behandeling van de aanvraag zijn voldaan.
De opleidings-klachtencommissie wordt door de opleidingsleiding op de hoogte gehouden van de lopende opleidingen, examens, afwerking van extra opdrachten en bijscholingen. In geval van problemen tijdens de opleiding kunnen opleidingsleiding, docenten en studenten zich wenden tot de opleidings-klachtencommissie. Uitspraken van deze commissie zijn bindend.
Voor de diploma-aanvraag, certificeringsaanvraag en andere aanvragen aan de opleidings-klachtencommissie, zijn er individuele formulieren voorzien op de website. ‘Andere' aanvragen kunnen onder meer zijn: uitstel van examen, uitstel extra opdrachten, certificeringsvragen, uitzonderingsregelingen etc.
Ook klachten vallen formeel onder aanvragen aan de opleidings-klachtencommissie, die hierover volgens de klachtenprocedure beslissingen neemt, op voorwaarde dat de klacht onder haar takenpakket binnen SHP-E(NL) valt.
Aanvragen/klachten dienen op het formulier zodanig geformuleerd te zijn, dat een duidelijke vraagstelling voor een uitspraak door de opleidings-klachtencommissie eruit voortvloeit. Aanvullend materiaal (correspondentie etc.) kan per mail worden ingediend bij de voorzitter, met referentie naar de aanvraag via het standaardformulier.
Procedure
Aanvragen voor uitzonderingsregelingen m.b.t. opleiding en certificering worden behandeld volgens de kwaliteitsrichtlijnen van de opleiding/certificering. Met individuele situaties wordt, wanneer dat gerechtvaardigd is, rekening gehouden onder voorwaarde dat het kwaliteitsbeleid van SHP-E(NL) intact blijft en met inachtneming van de naleving van reeds gesloten contracten en afspraken. De uitspraak wordt door de voorzitter aan de betrokkene doorgestuurd en indien nodig besproken. Tevens wordt de uitspraak vermeld in het opleidings- of certificeringsdossier.
Klachten door deelnemers m.b.t. de opleiding, docenten of supervisoren worden volgens
de klachtenprocedure afgewerkt. Na binnenkomst van de klacht dient de
opleidingsleiding (en de betrokken docent/supervisor) zijn reactie(s) op
schrift in. Is de informatie voldoende en valt de vraagstelling onder het
takenpakket van de opleidings-klachtencommissie, dan beslist de commissie
tijdens de volgende vergadering. De uitspraak wordt door de voorzitter aan de
betrokkenen doorgestuurd en indien nodig besproken.
Bij klachten van de opleidingsleiding, medestudenten of docenten m.b.t.
deelnemers aan de opleiding, of bij wangedrag van deelnemers, dient de
betrokken deelnemer zijn reactie op de klacht op schrift in. Is de informatie
voldoende en valt de vraagstelling onder het takenpakket van de
opleidings-klachtencommissie, dan beslist de commissie tijdens de volgende
vergadering. De uitspraak wordt door de voorzitter aan de betrokkenen
doorgestuurd en indien nodig besproken.
Uitspraken van de opleidings-klachtencommissie zijn voor de aanvrager bindend
en worden vastgelegd in de notulen van de opleidings-klachtencommissie en het
opleidings- of certificeringsdossier van de aanvrager. In geval van algemeen
belang kunnen uitspraken van de opleidingscommissie ook worden gepubliceerd op
de interne pagina van de website van SHP-E(NL).
Wenst een aanvrager achteraf geen gebruik te maken van een gevraagde uitzonderingsregeling of wenst hij een verdere uitzonderingsregeling aan te vragen, die de eerder toegestane regeling door de opleidings-klachtencommissie moet vervangen of aanvullen, dan dient hij dat aan de opleidings-klachtencommissie per omgaande kenbaar te maken.
De opleidings-klachtencommissie vergadert één maal per kwartaal, meestal in de eerste week van het kwartaal.
Aanvragen dienen minimaal één week voor het begin van het kwartaal ingediend te zijn om tijdens de komende bijeenkomst behandeld te kunnen worden en de administratiekosten van € 15 dienen ook te zijn overgemaakt. Pas dan kan de aanvraag in behandeling worden genomen.
Indienen aanvragen en betaling administratiekosten moeten dus gebeuren voor:
1
maart
1 juni
1 september
15 december
om tijdens de reguliere vergadering opleidings-klachtencommissie behandeld te
kunnen worden.
- Verzamelen van alle aanvragen en digitaliseren van alle binnengekomen gegevens
- Bijhouden van de registratiegegevens van therapeuten in opleiding en geregistreerde en gecertificeerde equitherapeuten
- Terugkoppeling naar de aanvragers over de ontvangst en behandeling van hun aanvragen
- Nazicht de aanvragen of er nog aanvullingen nodig zijn voor ze naar de opleidings-klachtencommissie kunnen gaan (niet ondertekende formulieren, verkeerde aantal bijscholingsuren etc. terugkoppelen aan de leden voordat de commissie erover vergadert)
- Hij vraagt aan de penningmeester de lijst van betalingen voor de aanvragen op (administratiekosten)
- Hij moet aan de aanvrager binnen de drie weken na de vergadering de besluiten van de opleidings-klachtencommissie aan de aanvrager laten weten.
- Elektronische aanvulling van het opleidings/certifceringsdossier van de aanvrager met een kopie van de uitspraken.
- Up to date maken van het elektronische databestand van het bestuur wat betreft aanvragen en uitspraken van de opleidings-klachtencommissie, alsmede de lijst van gecertificeerde therapeuten.
- Hij houdt het bestuur en de commissie nauw op de hoogte van binnengekomen klachten en zorgt voor behandeling volgens de procedure.
- Hij stuurt per mail alle relevante aanvragen en gegevens voor de vergadering aan de leden.
- Hij krijgt belangrijke mededelingen van het bestuur doorgestuurd die hij aan de commissie doorgeeft. (op de mededelingen van het bestuur wordt uitdrukkelijk aangeduid wat algemeen toegankelijk en wat als vertrouwelijk behandeld dient te worden.
- Hij roept de reguliere vergaderingen een keer per kwartaal bijeen, bij voorkeur in de eerste week van elk kwartaal, en roept indien nodig buitengewone vergaderingen bijeen en zorgt voor voldoende deelname om besluitvaardigheid te garanderen. Hij verplaatst de vergadering indien de besluitvaardigheid niet gewaarborgd is. Er kunnen ook vergaderingen per Skype of per mail plaatsvinden.
- Hij verzorgt de stalplaquettes voor de geregistreerde/gecertificeerde therapeuten
De opzegtermijn voor de functie is minimaal 7 maanden tot 1 kalenderjaar. De functionaris wordt geacht zijn functie niet voor einde kalenderjaar te beëindigen. In afspraak met het bestuur zorgt hij voor een opvolger en diens inwerking in de functie. Hij zorgt zelf voor de afwerking van het lopende kalenderjaar. Het streven moet zijn de overgang van de functionarissen voor of met de jaarwisseling plaats te laten vinden. De functionaris is tot en met de overdracht verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde taken.
